Insulas etiska riktlinjer

Insula vill bedriva sin verksamhet i enlighet med principerna om ansvarsfulla, etiska och sunda affärsmetoder. Detta kräver att alla anställda och styrelseledamöter arbetar övergripande. Syftet med koncernens etiska riktlinjer är därför att definiera, klargöra och säkra ramar och förväntningar på affärsetiskt och korrekt uppförande för alla som agerar som representanter för koncernen. Insulas etiska riktlinjer gäller för alla anställda och styrelseledamöter i bolag där Insula direkt eller indirekt innehar 50% eller mer aktieinnehav.

Genom överenskommelse kan de också gälla för oberoende konsulter, mellanhänder eller andra som verkar hos Insula. Den enskilda medarbetaren är skyldig att bekanta sig med, och följa, uppförandekoden i alla relevanta sammanhang. Ledare har ett särskilt ansvar och bör vara kulturbärare och föregå med gott exempel.

Chefer på alla nivåer måste gå igenom uppförandekoden med nyanställda. Reglerna kommer dessutom att ses över årligen, antingen i samband med medarbetarsamtal eller vid avdelningsmöten.

Uppförandekoden är utformad för att täcka relevanta etiska problem för individen, men det kommer att finnas situationer där riktlinjerna inte ger exakta svar. I sådana fall är huvudprincipen att individen samråder med närmaste chef om vad som är koncernens bästa.

Insulas etiska riktlinjer ägs av koncernens ledningsgrupp. Ansvaret för att genomföra de etiska riktlinjerna i varje företag ligger hos företagets CEO i samarbete med HR-funktionen.

Frågor relaterade till innehåll och tolkning av principerna i dokumentet ska adresseras till närmaste chef. Frågor som inte kan lösas genom lokal utvärdering måste rapporteras till koncernens HR-chef, som kommer att ta upp frågan med koncernens ledningsgrupp.

2.1 Överensstämmelse med lagar och förordningar
Arbetstagare och styrelseledamöter ska följa internationella, offentliga och lokala lagar och bestämmelser i alla sina aktiviteter för Insula och dess dotterbolag. Anställda och styrelseledamöter ska också följa koncernens och det enskilda bolagets interna riktlinjer. I de fall där motsägelse föreligger mellan relevanta lagar och förordningar och Insulas etiska eller andra riktlinjer, gäller den strängaste regeln.

2.2 Uppträd med integritet
Medarbetare och styrelseledamöter ska uppträda korrekt och med integritet i deras representation för Insula. Personlig integritet betyder "gör rätt sak", även om ingen tittar på. Vi ska alltid vara ärliga, sanningsenliga och pålitliga.

2.3 Handla i Insulas intresse
Anställda och styrelseledamöter ska vara lojala mot Insula och arbeta för koncernens bästa.

Lojalitet avser att ge Insulas intressen prioritet över andra intressen, inom ramen för lagen och Insulas riktlinjer. Vi bör alltid använda vår bästa bedömning för att öka Insulas värdeskapande, skydda Insulas intressen och bidra till kontinuerliga förbättringar.

2.4 Respektera människor
Insula främjar en företagskultur som kännetecknas av respekt och hänsyn till andra människor och deras egendom. Vi ska agera på ett sätt som ger förtroende för samarbete med kollegor och i samarbete med leverantörer, kunder, andra affärsförbund eller myndigheterna. Vi uttrycker inte oss negativt om dessa i PR eller på sociala medier när det kan kopplas till Insula eller dess dotterbolag.

Ingen form av tvångsarbete, löneslaveri eller ofrivilligt arbete är tillåtet. Insula anser att barn ska skyddas från ekonomiskt utnyttjande och arbete som är troligt att vara skadligt för barnets utbildning och välmående. Där våra företag anställer personer under 18 år ska anställningsförhållandet överensstämma med nationella lagar som skyddar barnets säkerhet, hälsa, utveckling och rätt till skola. När barn mellan 13 och 16 år anställs ska detta ske enligt egna riktlinjer baserade på ILOs konvention C138.

2.5 Värna om miljön
Insula erkänner att grunden för vår existens är tillgång till råmaterial från havet och vi har därför ansvar för och egenintresse i att bidra till sund och hållbar miljöledning.

Anställda bör därför sträva efter att minimera miljöpåverkan från vår verksamhet genom att, i enlighet med relevanta lokala och internationellt erkända miljöstandarder vid behov, minimera och förbättra vår miljöpåverkan genom användning av råvaror från hållbara bestånd.

I förekommande fall skall Insula försäkra sig om att leverantörer av animaliska produkter tillser en god djuromsorg.

3.1 Skydda Insulas egendom
Insula anställda ska agera ansvarsfullt och med försiktighet för att skydda arbetsgivarens egendom mot missbruk, stöld, skador och förstörelse. Med egendom avses fysiska tillgångar som byggnader, maskiner, fordon och utrustning samt immateriella rättigheter såsom recept, varumärken, arbetsprocesser och design. Sådan egendom ska inte användas för den anställdes egna syfte, såvida det inte i förväg har avtalats skriftligen med verkställande direktören för den aktuella verksamheten.

3.2 Värna om förtroendefull information
Insulas anställda och styrelsemedlemmar ska hantera förtroendefull information med aktsamhet och behandla information som inte är offentlig som konfidentiell. Med förtroendefull information avses all information som man har vetskap om, som inte är allmänt känd och som man, efter en varsam värdering bör förstå, kan ha betydelse att hemlighålla. Exempelvis affärsplaner, budget, priser och kundupplysningar.

Information om Insula som inte är allmänt känd ska behandlas som Insulas egendom. Skyldigheten att inte dela sådan information gäller därför utan begränsning även efter uppsägning eller när tiden som ledamot i styrelsen löpt ut.

3.3 Undvik intressekonflikter
Engagemang i externa sällskap eller organisationer kan påverka den anställdes anställningsförhållande med Insula eller innebära konflikt med Insulas affärsintressen eller etiska intressen. Chefer och anställda bör därför inte ha externa uppgifter eller positioner som strider mot Insulas intressen eller är av sådan omfattning att det påverkar deras arbetsförmåga och kapacitet, såvida inte sådana uppgifter specifikt godkänns av närmsta chef.

När risk för, eller misstanke om, jävssituationer kan uppstå, såsom vid rekrytering, lönesamtal, konflikter eller liknande, skall diskussion ske i närvaro av närmsta chef.

3.4 Undvik diskriminering och trakasserier
Insula åtar sig att verka för en säker, hälsosam och inkluderande arbetsmiljö som främjar en rättvis behandling av anställda och där etiskt beteende erkänns och uppskattas.

Insulas anställda och styrelsemedlemmar ska undvika uppträdande som kan uppfattas som diskriminerande eller trakasserande, och ska inte uttrycka sig negativt eller nedlåtande om Insulas anställda i offentliga sammanhang eller på sociala medier.

Ingen direkt eller indirekt diskriminering får ske baserat på etnicitet, religion, ålder, funktionshinder, kön, civilstånd, sexuell läggning, fackligt medlemskap eller politisk anknytning. De anställda måste vara medvetna om, och respektera, kulturella skillnader.

Insula tolererar inte mobbning, nedlåtande behandling av anställda, såsom mentala eller sexuella trakasserier eller diskriminering i form av språk eller handlingar. Ingen medarbetare får utsättas för fysisk bestraffning eller någon form av fysisk, sexuell eller psykologisk straffåtgärd, kränkning eller förnedring.

3.5 Bidra till god hälsa, miljö och säkerhet
Insula ser säker och trygg drift som en förutsättning för god lönsamhet över tid och alla företag i koncernen bör därför arbeta riktade, och genomföra åtgärder som förebygger och minimerar olyckor och hälsoskador som följd av, eller relaterade till, arbetsplatsförhållanden.

Arbetsplatsen ska vara trygg och säker. Insulas anställda ska bidra till arbetsmiljö som inte är skadlig för människa, miljö eller samhälle. Alla ska vara medvetna om sitt ansvar för att bidra till en trygg och säker arbetsmiljö.

Anställda får regelbunden relevant utbildning i hälsa och säkerhet. Vid samtliga arbetsplatser måste det finnas tillgång till första hjälpen-utrustning.  

3.6 Alkohol och droger
Insula anställda och styrelseledamöter ska inte vara berusade under arbetstid eller på arbetsplatsen, eller dricka alkohol eller inta andra droger under arbetstid eller vid framföring av fordon i tjänst.

Alkohol kan serveras vid representation eller företagsevenemang, förutsatt att förbrukningen är måttlig och förutsatt att den inte kommer att kombineras med hantering av maskiner, bilkörning eller annat arbete som är inte är förenligt med alkoholintag. Insula har nolltolerans för droger i samband med arbete, även om arbetet sker på en plats eller i ett land där droger är tillåtet.

Vår princip är att det är missbruket och inte medarbetaren som skall bort. Alla kan bidra till en nykter och drogfri arbetsplats.

3.7 Skydda personupplysningar
Insula anställda och styrelseledamöter ska behandla personuppgifter på ett korrekt sätt.

Kunder, anställda och andra närstående måste kunna känna sig säkra på att personuppgifter som Insula besitter hanteras på ett sådant sätt att data endast används för legitima affärsändamål.

Insulas behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagar och förordningar. Behandling av personuppgifter ska begränsas till vad som är nödvändigt för operativa ändamål, effektiv kundhantering, relevant kommersiell verksamhet och sund personalhantering.

3.8 Skriftliga avtal
Samtliga anställda har rätt till ett skriftligt och signerat anställningskontrakt. Anställnings-kontrakt skrivs på svenska. Avtal med leverantörer, kunder och affärsförbindelser skall som regel ingås skriftligen, och arkiveras korrekt.

Muntliga avtal kan vara svåra att dokumentera och kan ibland leda till meningsskiljaktigheter när det gäller överenskommelser, liksom misstankar om att något har varit olagligt eller oetiskt. Alla avtal som ingås av ett av företag inom Insula ska därför som regel göras skriftligt och avtalen ska arkiveras i enlighet med gällande riktlinjer för arkiveringstid.

3.9 God räkenskap
Insulas räkenskap ska vara korrekt och i enlighet med gällande lagar och redovisningsstandarder.

Insulas räkenskap är avgörande för styrning av driften och för förmågan att uppfylla koncernens åtaganden gentemot intressenter.

Insulas räkenskap bör därför vara korrekt och ge en rättvisande bild av koncernens eller dotterbolagets verksamhet under den aktuella perioden. Anställda som deltar i finansiella transaktioner eller uppgifter ska se till att alla transaktioner är fullständigt och korrekt dokumenterade och registrerad i enlighet med gällande lagar, god redovisningspraxis och interna krav enligt Insula Way.

Felaktig eller vilseledande bokföring är under inga omständigheter acceptabelt.

4.1 Möt kunden med professionell kunskap och insikt.
Insula ska vara en komplett leverantör av sjömat till dagligvaruhandel och storhushåll, med Norden som vår hemmamarknad. Vi ska vara sjömatsexpert, och den som hjälper konsumenten att oftare välja sjömat. För att uppnå detta måste Insula vara en bra samtalspartner och rådgivare till våra kunder.

Insulas anställda möter därför kunder med professionell insikt, respekt och förståelse. Vi kommer alltid väl förberedda för kundmöten, är positiva och försöker hitta bra lösningar till nytta för kunden. Vi uttalar oss aldrig negativt om våra kunder i offentliga sammanhang eller på sociala medier.

4.2 Hantera leverantörer professionellt.
Insulas leverantörer är avgörande för vår verksamhet, och deras leveranser är avgörande för vår framgång. Insulas anställda ska därför behandla leverantörer rättfärdigt och med respekt.

Det ska, så långt det är möjligt, ingås skriftliga avtal med leverantörer som befäster, som lägst, avtalspriser och Insulas krav på leveranstid, etiska krav enligt uppförandekod för leverantörer och betalningskrav. Samtliga leverantörer skall bedömas baserat på leverantörsenkät och erfarenhet om leverantören och dess verksamhet.

Vi uttalar oss aldrig negativt om våra leverantörer i offentliga sammanhang eller på sociala medier.

4.3 Respekt för Insulas konkurrenter
Insula anser att en väl fungerande marknad driver utveckling och innovation, och vi respekterar därför våra konkurrenter.

Insula konkurrenskraft bygger på goda produkter och god införsäljning, och Insulas anställda möter därför våra konkurrenter på ett professionellt och redligt sätt.

Inga anställda eller medlemmar i styrelsen för koncernen ska uttrycka sig negativt eller nedlåtande om våra konkurrenter i offentliga sammanhang eller på sociala medier.

5.1 Följ gällande konkurrenslagstiftning
Anställda ska bidra till en sund konkurrens i enlighet med konkurrenslagstiftningen.

Insula ska alltid konkurrera på marknaden med respekt för, och i enlighet med gällande konkurrens- och marknadsföringslagstiftning. Anställda som är involverade i marknadsföring, sälj, inköp eller logistik ska försäkra sig om att de har kännedom om lagkrav gällande marknadsföring och sälj.

5.2 Motverka korruption
Insula har nolltolerans för korruption. Korruption innebär missbruk av förtroende och makt för privat vinning, och inkluderar att ge eller ta emot mutor i form av gåvor, pengar eller tjänster. Detta är olagligt och kan leda till straffrättsliga åtgärder.

Anställda som är osäkra på gränsen mellan korruption och gåvor bör rådgöra med HR-chef eller den exekutiva ledningsgruppen för klargöring.

5.3 Försiktighet med gåvor
Insulas anställda och styrelsemedlemmar ska inte erbjuda eller acceptera dyra eller extravaganta gåvor eller tjänster. Här avses också arrangemang och affärsresor bekostade av tredje part.

Vi erbjuder eller accepterar inte kontanter som gåvor.

Det kan vara tillåtet att erbjuda och ta emot personliga artighetsgåvor, förutsatt att de har ett minimalt ekonomiskt värde, inte ges ofta och är tydligt lämpliga under omständigheter. Gåvor får inte ges i ett sammanhang, eller på ett sätt, som kan ge anledning att misstänka att mottagaren kommer att hålla presenten eller fördelen gömd från sin överordnade. Gåvor bör exempelvis adresseras till mottagarens officiella arbetsadress.

Arrangemang för kunder ska alltid ha ett konkret och relevant affärsmässigt syfte och kan bara godtas om de är rimliga och lämpliga när det gäller värde och frekvens. Deltagande i sådana arrangemang som organiseras av andra måste följa samma princip, och resor och uppehåll måste betalas av Insula.

Anställda eller styrelseledamöter som har blivit erbjudna eller har fått gåvor eller tjänster, måste utan dröjsmål meddela sin närmaste chef, som kommer att avgöra huruvida gåvan ska returneras eller inte. 

6.1 Efterlevnad av uppförandekod
Insulas anställda och styrelsemedlemmar är personligt ansvariga för att efterleva de krav som anges i Insulas uppförandekod. Anställda och styrelsemedlemmar ska inte uppträda, eller uppmana andra till att uppträda, i strid med uppförandekoden. Detta krav gäller även om överträdelse av en princip kan tyckas vara i Insulas intresse.

Där det uppstår tvivel kring tolkningen av principerna i detta dokument, ska problemet så långt det är möjligt diskuteras med närmsta chef innan ett beslut tas. Oklarheter som inte kan lösas lokalt måste rapporteras till koncernens HR-chef för förtydligande i koncernens ledningsgrupp.

6.2 Anmälningsplikt om brott mot uppförandekoden
Insula vill ha en öppen och välkomnande kultur där det är säkert att diskutera etiska dilemman och att rapportera om eventuella brott mot koncernens etiska riktlinjer.

Anställda och styrelseledamöter som upptäcker ett brott mot uppförandekoden har skyldighet att anmäla detta till närmaste chef. Om det är olämpligt eller svårt att rapportera till närmaste chef kan sådan anmälan göras till koncernens HR-funktion. Om arbetstagaren så önskar kan anmälan vara konfidentiell eller ske anonymt.

Samtliga medarbetare uppmanas att omedelbart anmäla alla former av missförhållanden och tvivelaktigt beteende.

Den som har mottagit sådan konfidentiell anmälan måste behandla informationen strikt konfidentiell för att skydda arbetstagaren.

6.3 Disciplinära åtgärder
Överträdelser mot Insulas etiska riktlinjer kan få stora negativa konsekvenser för Insula, och kommer följaktligen att följas upp. Allvarliga brott kan leda till uppsägning, avsked och eventuellt åtal.

Med överträdelser avses både egna överträdelser mot uppförandekoden, incitament eller medverkan i andras överträdelser mot uppförandekoden, brist på upplysningar om överträdelser mot uppförandekoden som man uppenbarligen kände till, brist på medverkan vid utredning av rapporterade överträdelser mot uppförandekoden samt hämnd mot anställda som har anmält överträdelser av uppförandekoden.